Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Version einer Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird. Ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine E-Rechnungen. Diese Rechnungen gelten, gemeinsam mit dem üblichen Papierrechungen, nach der neuen Begriffsdefinition als „sonstige Rechnungen“. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Dem E-Rechnungsgesetz entsprechend muss die Rechnung als reines semantisches Datenformat konzipiert sein. Das kann dazu führen, dass die Rechnung für eine Sichtprüfung ungeeignet ist und der XML-Datensatz durch ein Visualisierungsprogramm für Menschen lesbar dargestellt werden muss. Die Maschinenlesbarkeit der Rechnung soll allerdings die automatische Erfassung und Verarbeitung erleichtern, Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler minimieren und Prozesse effizienter gestalten. Wer ist verpflichtet, auf E-Rechnungen umzustellen?
Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten und seit dem 27. November 2020 sind auch alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ab dem 01.01.2025 ist die verpflichtende e-Rechnung für inländische B2B Umsätze durch Zustimmung zum Wachstumschancengesetz beschlossene Sache. Sie betrifft also nur Leistungen zwischen Unternehmern. Für die E-Rechnungspflicht müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Dazu müssen Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland sein. Es reichen aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n.F.).
Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten und seit dem 27. November 2020 sind auch alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ab 2025 soll nun auch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommen. Sie betrifft also nur Leistungen zwischen Unternehmern. Für die E-Rechnungspflicht müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Dazu müssen Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland sein. Es reichen aber auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n.F.).
Bis zur zwingenden Verwendung der E-Rechnung soll es Unternehmern durch verschiedene Übergangsphasen möglich sein, auf die Ausstellung einer E-Rechnung zu verzichten.
Rechnungsempfänger sollten bereits ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnung zu erhalten, weil unter Umständen nicht alle Unternehmen mit der Umstellung warten und die Übergangsfrist nutzen wollen. Für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnung besteht keine Zustimmungsvoraussetzung, wenn die Rechnung den zulässigen Formaten entspricht.
Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, sollten also in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Nur für Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für folgende Rechnungen:
Diese können weiterhin auf Papier oder PDF erfolgen.
Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Es gibt allerdings eine großzügige Übergangsphase:
In 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen bis Ende 2026 weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden. Außerdem bleiben elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, vorausgesetzt der Zustimmung des Rechnungsempfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n.F.), bis dahin zulässig.
Bis Ende 2027 ist diese Regelung auch gültig, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n.F.).
Überschreiten Unternehmer diese Umsatzgrenze, bleibt ihnen aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Gültig ist dies für Umsätze, die in 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch wenn kein Auslesen der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab dem Jahr 2028 sind die Anforderungen der E-Rechnungspflicht dann zwingend einzuhalten.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931) oder zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Die erforderlichen Angaben müssen sich allerdings immer richtig und vollständig auslesen lassen in einem Format, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Zwei Formate, die die Formatanforderungen vollumfänglich erfüllen sind bereits gängig: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf Richtlinie 2014/55/EU und Norm DIN EN 16931.
Das Ziel von ZUGFeRD ist es, elektronische Rechnungen so zu standardisieren, dass sie sowohl für den Menschen lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar sind. Der Standard basiert auf der Integration von XML (eXtensible Markup Language) in PDF/A-3 (ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten in PDF-Format) – hybrides elektronisches Rechnungsformat. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung durch elektronische Systeme, während gleichzeitig eine visuelle Repräsentation für den Menschen erhalten bleibt.
Durch die Einbettung der XML-Datei in die PDF, werden immer beide Dateitypen versendet über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
Das Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzWerke informiert auf seiner Website über das E-Rechnungsformat ZUGFeRD:
E-Rechnung mit ZUGFeRD
Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. XRechnung wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt. Es ist darauf ausgerichtet, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern zu erleichtern.
Es gibt keinen für den Menschen lesbaren Teil. Nach Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Die Rechnungen werden automatisch auf Fehler überprüft.
Beispiele für verschiedene Rechnungsformate
Den Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung erklärt vom Bundesministerium des Innern und für Heimat
anhand einer Gegenüberstellung verschiedener Rechnungsformate finden Sie hier:
Beispiele
EDI bedeutet „Electronic Data Interchange“ und meint den automatischen Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Computern. Gerade bei großen Unternehmen werden Rechnungen im EDI-Format bereits genutzt. Die Rechnungen bestehen lediglich aus elektronischen Datensätzen. Um EDI weiterhin nutzen zu können, müssen gegebenenfalls noch technische Anpassungen vorgenommen werden.
Die Mindestangaben in einer E-Rechnung sind in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Deutschland genau festgelegt. Die E-Rechnungsverordnung ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen zusätzliche Angaben enthalten sein:
Die Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Rechnungsdaten sicherzustellen.
Es gelten hierfür Vorgaben aus der Abgabenordnung (AO) und der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sorgt für eine revisionssichere Archivierung. Welche grundlegenden Aspekte zur Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen sind zu beachten:
Integrität und Authentizität sicherstellen:
die Rechnungen dürfen während der gesamten Speicherung nicht verändert werden und ihre Herkunft muss nachweisbar sein.
Elektronische Signatur und Zeitstempel:
Verwendung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln, um Authentizität und Unveränderlichkeit sicherzustellen.
Speicherung in einem revisionssicheren Archiv:
das Archiv muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sicherstellen, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und verfügbar sind.
Strukturierte Ablage und Dokumentation, um eine schnelle Identifikation und Abrufbarkeit zu ermöglichen.
Formatierung und Datenzugriff:
die E-Rechnungen sollten in einem langfristig lesbaren Format gespeichert werden. Der Zugriff auf die Daten muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sollten implementiert werden.
Die technischen Vorraussetzungen müssen erfüllt sein. So muss zunächst geprüft werden, ob z. B. die Verfügbarkeit von elektronischer Signatur und sicherer Übertragungsmethode gegeben ist.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre bereits heute eingesetzten Software-Lösungen eine E-Rechnungsfunktionalität beinhalten.
Eine gute Lösung für kleine Handelsbetriebe ist eine Cloud-basierte E-Rechnungssoftware. Abhängig von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens gibt es unterschiedliche Optionen, vom Kauf eines bestehenden Rechnungssystems bis zur Neuentwicklung einer benutzerdefinierten Lösung für Ihr Unternehmen.
Setzen Sie sich zeitnah mit Ihrem IT-Dienstleister in Verbindung!
Durch eine frühzeitige Umstellung können Sie sicherstellen, dass Sie rechtzeitig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nach Einrichtung des Systems müssen schließlich auch alle relevanten Mitarbeiter geschult werden, um das System effektiv nutzen zu können.
Fazit:
Die Digitalisierung schreitet voran. Die Einführung von E-Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen.
Beginnen Sie zeitnah damit, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Gerne unterstützen wir und Ihr IT-Dienstleister Sie bei der Umstellung auf E-Rechnung. Mit einer guten Planung und Umsetzung können Sie die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb erfolgreich gestalten.
Mit der E-Rechnungspflicht werden die Voraussetzungen geschaffen, ein Meldesystem bzw. die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen umzusetzen. Die steuerrelevanten Daten aus der E-Rechnung sollen über Plattformen direkt an die Finanzverwaltung weitergegeben werden. Dies sorgt für Transparenz und soll die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland verringern.
Mit ausführlichem Schreiben vom 15. Oktober 2024 hat nun auch das Bundesministerium für Finanzen zur Umsetzung der neuen verpflichtenden E-Rechnung Stellung genommen. In seinem Schreiben bezieht sich das Ministerium insbesondere auf die praktische Umsetzung der Verpflichtung.
Im Folgenden werden die wichtigsten Aussagen des Schreibens zusammengefasst.
Bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes darf ich mich als Unternehmer auf die Angaben meines Geschäftspartners verlassen. Eine darüberhinausgehende Überprüfungspflicht besteht nicht.
Die Erteilung einer E-Rechnung kann in den oben genannten Fällen auf freiwilliger Basis erfolgen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Leistungsempfänger der Erteilung der E-Rechnung zugestimmt hat.
Das Bundesministerium nennt keine abschließende Aufzählung von zulässigen Formaten. Es hebt jedoch ein paar hervor. So werden weiterhin als zulässige Formate XRechnung und das ZUGFErD-Format (ab der Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)) genannt. Es sind auch europäische Formate wie FACTUR-X zulässig. Bei hybriden Formaten, die aus einem strukturierten Datenteil (XML) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF) bestehen, ist zukünftig der strukturierte Datenteil führend.
Wichtig: Bei hybriden Datenformaten sollten Sie darauf achten, dass die mitgegebenen Informationen zwischen strukturierten und dem menschenlesbaren Datenteil nicht voneinander abweichen. Dies erspart Diskussionen, ob der Charakter als Mehrstück verloren geht oder nicht.
Rechnungsempfänger können eine E-Rechnung nicht verweigern. Als mögliches Empfangsmedium dient laut Bundesministerium ein E-Mail-Postfach. Dieses muss auch nicht speziell für den ausschließlichen Empfang von E-Rechnungen ausgelegt sein.
Künftig muss für den ersten Teilleistungszeitraum (also bei einer Vermietung der erste Monat der Vermietung) eine E-Rechnung ausgestellt werden. Solange sich die darin vereinbarten Parameter (insbesondere der vereinbarte Mietzins) nicht ändern, hat die Erstellung der E-Rechnung für den ersten Monat eine abgeltende Wirkung für alle Folgemonate. Das heißt, es müssen dann keine weiteren E-Rechnungen mehr ausgestellt werden.
Für alle vor dem 01.01.2027 erteilten Dauerrechnungen, die nicht im E-Rechnungsformat geschrieben wurden, gilt ein Bestandsschutz. Die Rechnungen müssen also nicht an das neue Format angepasst werden, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern.
Aktuell können Schlussrechnungen im E-Rechnungsformat noch keine An- oder Vorauszahlungen in korrekter Weise abbilden. Das Bundesministerium verweist daher auf die Erstellung einer sogenannten „Restrechnung“. Bis zum 31. Dezember 2027 ist es erlaubt, bei einer E-Rechnung die Absetzung der An- / Vorauszahlungen in einem unstrukturierten Anhang darzustellen.
Werden in einer E-Rechnung unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht, so muss die Berichtigung dieser E-Rechnung im gleichen Format erstellt werden, wie die ursprüngliche Rechnung.
Ändert sich nachträglich die Bemessungsgrundlage des Umsatzes (zum Beispiel durch gewährte Boni, Rabatte,…), so bestehen hier keine Anforderungen an die Erstellung bezüglich des Formates.
Wenn künftig eine Rechnung zwingen als E-Rechnung erteilt werden muss, dann berechtigt diese auch nur zum Vorsteuerabzug. Ist die Rechnung nicht im erforderlichen Format als E-Rechnung ergangen, kann dies unter engen Voraussetzungen noch rückwirkend berichtigt werden. Eine durchgeführte Berichtigung kann dann wieder zum Ansatz der Vorsteuer berechtigen.
Nach Bundesministerium muss der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufbewahrt werden, dass dieser in seiner ursprünglichen und unveränderten Form vorliegt. Dasselbe gilt für zusätzlich übersandte Dokumente (z. B. Anhänge).
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